Оперативно-организационное обеспечение деятельности главы администрации, первого заместителя и его заместителей, составление планов, графиков работы, организация приема посетителей. Своевременная регистрация и направление ответственным исполнителям резолюций главы администрации, первого заместителя и его заместителей. Информирование главы администрации, первого заместителя и его заместителей о проводимых в Правительстве Тульской области совещаниях, заседаниях, семинарах. Организация проведения телефонных переговоров главы администрации, записывание в его отсутствие полученной информации и доведение ее содержания до его сведения, выполнение устных поручений, данных главой администрации; Осуществление оперативной связи со структурными подразделениями администрации, сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности администрации. Своевременное приглашение участников на совещания, заседания, проводимые главой администрации, первым заместителем главы и его заместителями, осуществление технической работы по подготовке заседаний, совещаний у главы администрации, первого заместителя главы и его заместителей. Прием и передача информации по приемно-переговорным устройствам (факсу, телефонограммы и т.д.), фиксирование принятых сообщений и доведение их до сведения главы администрации, первого заместителя и заместителей главы администрации. Организация учета, регистрации, отправки и хранения служебных документов с использованием автоматизированной системы «Дело». Обеспечение сохранности документов, формирование их в дела согласно номенклатуре дел отдела, ведение вопросов делопроизводства в отделе, копирование документов. Проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых исполнителями главе администрации на подпись. Ведение учета отправляемой корреспонденции, организация работы по систематизации и хранению документов, техническое оформление дел. Своевременное оформление напоминаний исполнителям поручений, сбор информации и анализ полноты предоставленных сведений. |